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PROCEDIMIENTO
Baja del servicio de bienes muebles propiedad del Municipio y adquiridos con recursos propios de I.E
Versión 2
Código PSI-SAM-PR-014
Proceso Servicios Administrativos Estado
1. OBJETIVO
Retirar del servicio de una institución educativa o de un funcionario de la administración central los bienes muebles que no van a utilizar y que son propiedad del municipio o de recursos propios de la institución educativa  
2. ALCANCE
Inicio: Seleccionar los bienes a dar de baja del servicio
Fin: Archivo físico de las actas respectivas
 
3. RESPONSABLE
Jefe de oficina
4. CONDICIONES GENERALES
 
5. DEFINICIONES
5.1. BAJA DEL SERVICIO: Cuando un bien es retirado del servicio que esta prestando al funcionario que lo tiene a cargo, y que puede ser o no servible.  
5.2. BIENES MUEBLES DEVOLUTIVOS: Son los bienes que se encuentran al servicio de los funcionarios, prestando una función o cometido estatal para el cual fueron adquiridos.  
5.3. BIENES MUEBLES DE CONSUMO: Son aquellos bienes que se extinguen o fenecen con el uso que se hace de ellos.  
6. DOCUMENTACIÓN EXTERNA RELACIONADA

. Manual de procedimientos y políticas contables- Contaduría General de la Nación

7. DESARROLLO
QUÉ SE HACE QUIÉN LO HACE REGISTRO CÓMO LO HACE
Seleccionar los bienes a dar de baja del servicio   - Rectores
- Funcionarios Administración Central 

 
Revisar los bienes que tiene a su cargo y seleccionar los bienes muebles devolutivos que van a ser entregados al municipio para dar de baja. 
Generar el formato "ACTA PARA REGISTRO DE NOVEDADES".   - Funcionarios Administración Central
- Rectores 
- acta para registro de novedades de bienes muebles
 
Ingresar al aplicativo COBI de la oficina de bienes y servicios, seleccionar los bienes muebles devolutivos a dar de baja y diligenciar el campo "motivo de la baja", para identificar la justificación principal que tiene el usuario (IE o administración central) para prescindir del bien.
Imprimir tres (3) copias de cada una de ellas y firmarlas.
El técnico operativo del grupo de bienes y servicios genera reporte del sistema COBI para programar la recogida de los bienes dados de baja.
 
Coordinar la recogida de los bienes muebles   - Técnico Operativo 
 
El día programado para recoger los bienes (previo envío de la programación por parte de la oficina de bienes y servicios), debe haber una persona en cada puesto de trabajo encargada, con las tres (3) copias del acta de baja definitiva del servicio firmadas por el rector en caso de institución educativa y en caso de ser administración central firmada por el funcionario responsable del bien ; los bienes deben estar disponibles en un mismo sitio para agilizar la recolección. 
Programar recolección y recibido de los vienes que dieron de baja   - Técnico Operativo 
 
El día programado para el retiro de los bienes dados de baja, Técnico operativo de la oficina de bienes y servicios debe hacerse presente en el sitio donde se encuentran los mismos, solicitar las tres (3) copias del acta de baja definitiva del servicio debidamente diligenciadas y firmadas por el rector o funcionario encargado del bien, verificar que los bienes relacionados coincidan con los que físicamente se van a retirar del sitio; firmar las tres copias, recibir y trasladar los bienes al sitio que se tenga establecido para su almacenaje. 
Aplicar la novedad en el sistema COBI
Técnico Operativo y Auxiliares Administrativos de la Oficina de Bienes y Servicios
Registro en la base de datos del AS400 Y del sistema COBI
Ingresar al sistema COBI y aplicar la novedad registrada en las solicitudes de baja radicadas por los funcionarios de la administración central y por los rectores de las instituciones educativas del municipio. El sistema retorna un numero de acta el cual debe ser escrito en el formato impreso de la misma, así como la fecha y la firma del auxiliar administrativo encargado de su aplicación.
Archivar las ACTAS marcadas como grabadas en la carpeta correspondiente a cada Institución Educativa.
Técnico Operativo y Auxiliares Administrativos de la Oficina de Bienes y Servicios
Verificar que cada una del las actas a archivar tengan numero y fecha asignados por el funcionario responsable de la oficina de bienes y servicios; perforarlas y adjuntarlas en las carpetas respectivas
8. CONTENIDO
LISTA DE VERSIONES
VERSIÓN FECHA RAZÓN DE LA ACTUALIZACIÓN
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
 
Nombre: Oscar Diego Arango
Cargo: Profesional Universitario
Fecha: 21/Sep/2023
 
Nombre: Francisco Javier Gomez
Cargo: PROFESIONAL UNIVERSITARIO
Fecha: 25/Sep/2023

 
Nombre: Oscar Diego Arango
Cargo: Profesional Universitario
Fecha: 02/Oct/2023